 |
كيفية تنظيم الوقت |
طرق تنظيم الوقت
1.تحديد هدف
تحديد هدف
هو عنصر ضروري يحتاج إلى مدة محددة لتحقيقه كما أن مدة تحديد الاهداف تنقسم إلى ثلاثة أقسام رئيسية. وهي كالتالي:
- تحديد أهذاف على المدى القصير: وتستغرق مدة تحقيق هذه الأهداف لاقل من عام و يعتبر سهلا بعض الشيء،على سبيل المثال إنشاء خطة مالية.
- تحديد أهذاف على المدى المتوسط: لتحقيق هذه الأهداف يستغرق ذلك اكثر من عام و تكون اصعب من تحقيق الاهداف على المدى القصير، كشراء منزل مثلا.
- تحديد أهذاف على المدى الطويل: المدة التي تحتاجها هذه الأهذاف من حيث التحقيق تبدا من 5 إلى 10 سنوات،نظرا لصعوبة تنظيمها في الحياة اليومية للإنسان ومن حيث تقسيمها في اليوم.
ومن الأحسن أن تسجل هذه الاهداف في ورقة و تربط كل هدف
بنوعه و أن تستعين أيضا بالأمثلة الذي قرأتها. لكي يسهل عليك الأمر، ولاتنسى كذلك كتابة
مدة تحقيق الأهذاف الذي سجلتها فمثلا الأهذاف قصيرة المدى يختلف تحقيقها من هدف
إلى آخر حتى لو قلنا بأنها لا تتجاوز سنة فهناك أهذاف تستغرق شهر واخرى شهرين، بعدها
ستجد نفسك تقوم بتقسيم الاهداف و تتحكم في تنظيم الوقت وتشعر بأهمية الوقت في
الحياة ، و بخلاصة فإن لم تحدد المدة الذي ستحقق فيها هذا الهدف ستقع في مشكلة
العشوائية و الذي هي ضد التنظيم لأن التنظيم يمنحك وجهة ومدة محددة لتحقيق هدفك.
إقرأ أيضا: "كيفية تحديد الأهداف"
2.عمل قائمة المهام اليومية
أحسن وقت لكتابة قائمة المهام اليومية هو الصباح أو يمكنك تصميم جدول
لكتابة فيه هذه الأهداف ويسمى جدول ترتيب اليوم. كل هذا من أجل وضع خطتك اليومية و
سيسير يومك كما تخطط له تماما إنطلاقا من التقسيم والتنظيم للوقت طوال اليوم ولاتضع
في خطتك اليومية الكثير من المهمات و الذي تريد تحقيقها في يوم واحد لأن هذا خطا
يقع فيه الكثير من الناس بما أنك مبتدأ في تنظيم و قتك فيجب عليك أن تحقق هذفين أو
ثلاثة اهداف في اليوم فقط و مع المدة ستجد نفسك تحقق أكثر و بانتاجية قليلة لأن
دائما البداية صعبة في تقسيم و تنظيم الوقت.
لذلك لاتقع في هذا الخطأ و ٱذا كثرت عليك المهمات
اليومية فمن الأحسن أن تعمل على تحقيق 5 أهذاف أسبوعيا. وهذا سيساعدك على تنظيم
وقتك و تقسيمه رغم أن هذه الاهداف قد تكون اهداف على المدى القصير لكنها تحتاج وقت
طويل وهذا شيء طبيعي لأنك لازلت في مرحلة البداية من تنظيم الحياة اليومية ، وبعد
الإستمرارية ستجد نفسك تحكم الوقت و تنجز الكثير من المهمات في يوم واحد و ستكتسب
مهارة تنظيم الوقت الفعال والمثالي الذي سيغير حياتك للأفضل وهذا ملاحظه عند
الشخصيات الناجحة و المشهورة ، رغم أنهم يملكون 24 ساعة في اليوم يستغلون وقتهم
ويحققون العديد من المهمات.
3.تحديد الأولويات في التخطيط
بعد كتابتك للمهام الذي ستحققها في يومك سواءا في جدول ترتيب اليوم أو في قائمة المهام ستقوم بتقسيم الوقت. وعلى حسب نوع هذه المهام فاغلبية المهام الذي يعمل عليها الكثير من الناس تكون كالتالي:
|
غير عاجل |
عاجل | /////////////////////////////////////////// |
|
رياضة |
مذاكرة |
مهم |
|
مشاهدة التلفاز |
شراء أغراض منزلية |
غير مهم |
كل هذه الأنواع
تحتاج إلى تقسيم يومي للوقت وجهد مبذول لهذه
المهام و السؤال الذي يطرح هو أي نوع سأبدأ به يومي و أي نوع سانهيه به ، وكل هذا
يحتاج إلى تصنيف بسيط وغير معقد كما يعتقد الجميع،وبما أنك مبتدئ يجب عليك
للإستيقاظ باكرا و خصوصا مع الساعة الخامسة صباحا.
لأن الكثير من الأشخاص الناجحين يفعلون ذلك و اصبحوا
يحققون العديد من المهام اليومية و يرجع هذا لعدة فوائد ضرورية. وهذه الفوائد تساعد على تنظيم الحياة اليومية و كذلك
تقسيم الوقت،من أهم الفوائد أن هذا الوقت بالضبط يجعل دماغنا اكثر تركيزا وإنتاجية
وبما ان المهام العاجلة والمهمة تحتاج إلى جهد كبير وطاقة من الأحسن أن نبدأ يومنا
بها بعدها تأتي مرحلة القيام بالغير العاجل ولكن مهم وتحتاج ايضا إلى طاقة وجهد،
فكل مايبقى هو المهام الغير مهم ولكن عاجل والذي يحتاج جهد اقل من المهام السابقة،وآخر
شيء الذي سنجزي به نفسنا في آخر اليوم هي المهام الغير عاجلة وغير المهمة.
4.اخد إستراحة بين المهام
هناك العديد من المعتقدات الخاطئة تدور حول الاستراحات
بين المهام بأنها تضيع الوقت و تساهم في عدم تنظيم الحياة اليومية. وهذا خطأ لأن حتى
مع وجود الكثير من المهام أو الانشطة الذي يحرص الإنسان على إتمامها في يومه ، فمن
الضروري أخد قسط من الراحة وسط هذه الأعمال ، لأن القيام بهدم المهام بإستمرارية
دون إستراحة سيرجع عليك بعدة سلبيات تعيق تنظيم حياتك أو يومك ، وكذلك مع
الإستمرارية في هذا النمط ستشعر بالإرهاق طوال اليوم و سيكون من الصعب الحفاظ على تركيزك
ونشاطك أثناء القيام بهذه المهام بمختلف انواعها، ومن المحتمل أن يعيق طريقك
لتحقيق الأهداف ويجعل حياتك مملة.
كما يوجد نوعين من الإستراحات يجب عليك تطبيقها للحصول على حياة منظمة وممتعة دون الشعور بالتعب و الإرهاق طوال اليوم .
- الإستراحة وسط المهام نفسه: وهناك تقنية عملية و مجربة من طرف شخصيات ناجحة كما تكلموا عليها مرارا وتكرارا وهي تقنية بومودورو، وتعني العمل لمدة 25 دقيقة والإستراحة لمدة 5 دقائق في نفس النشاط وغالبا مايستعملون الطلاب هذه التقنية اثناء المذاكرة ورغم هذه ال5 دقائق تعد قليلة لكنها تشحن الإنسان بطاقة وبنشاط للإستمرار مجددا في النشاط نفسه.
- الإستراحة بين المهام: وتعني عند إنتقالك من نشاط إلى آخر يجب عليك الإستراحة بين هذين النشاطين وتبدأ من 30 إلى 40 دقيقة.
5.الإبتعاد عن المشتتات
إن مصادر التشتيت المتنوعة و الكثيرة في عصرنا الحالي تعيق اهمية تنظيم الوقت في حياتنا اليومية بحيث أنها تلفت إنتابهنا.وتنقص من نسبة تركيزنا لمختلف المهام الذي نقوم بها يوميا وبالتالي فتكون مساعدة في عدم القيام بالكثير من الاشياء الذي نخطط لها أو نقوم بها بشكل عشوائي وبدون إعطائها القيمة الذي تستحقها ورغم هذا تستمر الناس بالوقوع في هذا الفخ ولو يعلمون بأن المهام الذي يحددون لها في مدة زمنية تستغرق ضعف ماكانوا مخططين له لإنجازها ويصابون بالإحباط في آخر اليوم ولا يرضون على ما فعلوه طيلة اليوم، وبهذا سنساعدك بطرق فعالة للتخلص من التشتيت وتشعر بأهمية تنظيم الوقت في حياتك..
- التحكم بالمحفزات الخارجية.
المحفزات الخارجية أو عوامل التشتيت الخارجية هي كل ما
يصدر من الخارج ويؤثر على نفسيتنا ويسبب في عدم التركيز للمهام . الذي نقوم بها،على
سبيل المثال (إشعارات المحيط)وخصوصا كل مايتعلق بالتكنولوجيا كإشعارات مواقع
التواصل الاجتماعي،فكل ماعليك فعله هو إبعاد هذه المشتتات من جانبك حتى تكمل هذا
المهام أو تستعملها كإستراحة بين المهام.
- التحكم بالمحفزات الذاخلية.
يعد التحكم بمحفزات التشتيت الذاخلية متقارب نوعا ما من التحكم بالمحفزات الخارجية بحيث أن كل شيء خارجي هو عكس الداخلي.
ويعني كل ماهو ذاخلي في أنفسنا هو المؤثر على القيام بالمهام الذي نخطط لها وتسمى
إشعارات داخلية ،على سبيل المثال(الشعور بالقلق )وهذا النوع يساعدنا على الهروب من القيام بأشياء لابد من فعلها.
6.تعلم قول "لا"
قول "لا" هو مجرد حرف متجه للناس المزعجين و المسببين في إنقطاعنا عن الإستمرار في تحقيق
الأهذاف الذي نطمح لتحقيقها. فالأغلبية منا يكون متحمسا للقيام بعدة إنجازات في
يومنا لكن بمجرد إتصال من طرف أصدقائنا من أجل الخروج للعشاء مثلا ، لانستطيع قول "لا"
و نظن بأن هذا الرد سيجعل قيمتنا تنقص في أعين الأخرين ، ولانعلم بأن الموافقة
دائما ستكون السبب في عدم تنظيم الحياة اليومية الذي نطمح لها و نريد الوصول إليها
، ويعد الحرف البسيط و الذي يعقده الناس "لا" من حق أي إنسان طموح أن
يقوله للأخرين لكي ينظم وقته و ينجز مهامه
بدون أي مشتتات.
وكلما إستمريت في الموافقة دائما و في كل الأوقات ستكون أنت الضحية و ستفشل
في تنظيم و قتك و تقسيمه. لأن كل الأشخاص الذي يعلمون بأنك مشغول وتقوم بما يفيدك و
يزعجونك فأعلم أنهم لايحبونك لأنهم لا يريدون لك أي خير ،وأغلبيتهم لايفعلون أي
شيء في حياتهم وبالتالي يحسدونك على مجهوداتك لتغيير حياتك و يبدأون بإزعاجك لكي تبقى
معهم في نفس المستوى وذلك يرجع إلى عامل الحسد الذي يسيطر على عقول البشرية من أجل
تخريب أحلام الأخرين مهما كان هذا النوع من الإزعاج، لذلك لاتغامر بحلمك من أجلهم
لأنهم لايستحقون ذلك، ولن يقع أي شيء إن رفضت من أجل تنظيم حياتك.
تعلم كيف تقول "لا" بمشاهدة هذا الفيديوا من أجل تعلم فن الرفض:
7.الإستعانة بالأخرين
تعتبر الاستعانة بالأخرين من أهم العوامل الذي توفر
الوقت للشخص وتساعده على تقسيم وقت ويعني أن كل شخص إستعان بالأخرين.وقام بتفويض
بعض المهام لهم سيجعله هذا ينجز الكثير من المهام بوقت قصير جدا، رغم أن هذا الشخص
لديه الكثير من المهام لكن ينجز الصعب ،والمهام المتبيقية يقوم بتوزيعها على
الاشخاص االذي تشكل فريق عمله وكما انه يستعين
بهم ويستفيد بكثير من خلال هذه الإستعانات
على عكس إذا كان يقوم بكافة الاعمال لوحده و يعتبر هذا التضامن مفتاحا أساسيا
للنجاح في كل المجالات وبسرعة قياسية من خلال تبادل الادوار بين صاحب العمل وفريقه،
ويحتاج ذلك إلى الإلتزام و الإنضباط لتحقيق الأهداف.
البعض منكم سيقول أنا ليس لدي الإمكانيات لتأسيس فريق العمل
الخاص بي وبالتالي لن استطيع تحقيق أهدافي وتنظيم حياتي اليومية. يجب عليك أن تعلم
بأنه ليس من الضروري أن تبدأ مشروعك لوحدك دون الإستعانة بفريق أو بموظفين لأن
العديد من الأشخاص الناجحين في بداياتهم عملوا ليلا ونهارا لتحقيق أهذافهم وانجزوا
المهام الصعبة والسهلة، لكن مع الإستمرارية اصبحت لديهم الإمكانيات لتأسيس فريق
عمل وحققوا إنجازات عظيمة واستطاعوا أن يوفرون الوقت لأيامهم، وشعروا بأهمية الوقت
في الحياة وكل هذا بفضل تبادل الأدوار بين الاشخاص الناجحين و فريق عملهم وإذا
فعلت هذا سيجعلك توفر الوقت للقيام بمهام أخرى في يومك و في حياتك.
8.تجنب إضاعة الوقت في ما لايفيد
الوقت هو عنصر ثمين في حياتنا وكل دقيقة تمر من حياتنا فهي
تنقص ومن المؤسف أننا نضيع الوقت في التفاهات.
وفي الأمور الذي لا تضيف أي قيمة في حياتنا، وبالتالي لايشعر الإنسان بأهمية الوقت
في حياته بسبب هذا الضياع للعنصر الثمين لتحقيق مايريد، ويرجع هذا إلى العديد من
العوامل الذي تتسبب في عدم تنظيم حياة الإنسان وعدم قيامه الكثير من الاشياء الذي
يطمح لها، وبالاخص في عصرنا التكنولوجي، فاغلبية الاشخاص تقوم بإضاعة الوقت على
مواقع التواصل الاجتماعي، وهناك أخرون يضيعون الوقت بسبب عدم وضع خطة أو هدف في الحياة
بحيث أن عدم التخطيط للأنشطة أثناء اليوم يجعل الإنسان يهرب منها.
فليس من العيب مشاهدة التلفاز أو الإستمتاع بالألعاب
الإلكترونية و ماشابه ذلك ولكن المشكلة هي إعطاء وقت كبير لهذه الأنشطة. فالحل وبكل
خلاصة يجب عليك أن تعطي الوقت للمهام والأنشطة المفيدة اكثر من الأنشطة الرفاهية
والغير نافعة، لأن كل هذه الأنشطة مهما كان منها تعتبر متعة عابرة وليس مستمرة
دائما ومهام تافهة وتتسبب في إهدار الوقت دون شعور في حياة الفرد لذلك إذا اردت أن
تستعملها فلا يجب عليك إستخدامها بدون إدارة وتنظيم و لا تعطيها قيمة اكثر مما تستحقها،
لأنك ستندم بحيث لاينفع الندم ، وتوجد الكثير من الناس لاتعلم وقتها أين يمر ودائما
يقولون بأن ليس لديهم الوقت.
قد يعجبك: "طرق تفعيل قانون الجذب"
"الإبداع وطرق تطويره"
"10 خطوات للتخلص من الملل"
إرسال تعليق