 |
تعلم فن الرد |
فن الرد:
تعد الرموز التعبيرية من الميزات الموجودة في معظم برامج البريد الإلكتروني اليوم. في الواقع ، يرسل 42٪ من الأشخاص رسائل بريد إلكتروني دون إرفاق أي مستندات على الإطلاق. أصبحت هذه الرسائل الإلكترونية جزءًا مهمًا من حياتنا اليومية. ومع ذلك ، فإن الطريقة التي نتواصل بها عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يكون لها تأثير كبير على فعاليتها. هذا لأنه من المهم الاستجابة بشكل مناسب لمخاوف العميل حتى يكون التفاعل إيجابيًا ومثمرًا.
بشكل عام ، يعتمد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها يوميًا على مهنتك. إذا كنت تعمل في مجال المبيعات أو التسويق ، فقد تتلقى العشرات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. هذا لأن الناس أكثر استعدادًا لتخصيص وقت من يومهم للتواصل معك بشكل مباشر. من ناحية أخرى ، إذا كنت معلمًا ، فقد تتلقى عددًا قليلاً من رسائل البريد الإلكتروني كل أسبوع - ويرجع ذلك إلى طبيعة التدريس التي تستغرق وقتًا طويلاً. في كل حالة ، من الضروري أن تعرف كيفية الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى تتمكن من التفاعل بشكل فعال مع عملائك. - بشكل عام ، عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا ، من المهم أن ترد في غضون 24 ساعة. هذا يجعل عملائك مهتمين وسعداء بخدمتك ؛ سيكونون أقل ميلًا لنقل مشكلتهم إلى شركة مختلفة إذا لم يتلقوا استجابة مرضية. تريد أيضًا التأكد من أن ردك واضح ومهذب عند معالجة شكاوى العملاء. من السهل أن تشعر بالتوتر أثناء محاولة التعامل مع شكوى ، لكن كونك ودودًا ومهذبًا سيجعل المحادثة ممتعة لكليكما، وفي كل الحالات تحتاج إلى طرق تعلم فن الرد.
عند معالجة الشكاوي ، من المهم أن تتذكر أن كل شكوى هي لحظة قابلة للتعليم. بدلاً من تجاهل الشكوى أو الرد وإخبار العميل لماذا لم تعد مشكلته مصدر قلق ، تعامل مع شكواهم على أنها لحظة قابلة للتعليم. اشرح ما حدث ولماذا لا يستدعي رد الأموال أو الاستبدال. سيساعد القيام بذلك العميل على فهم الخطأ الذي حدث وكيف يمكنه تجنب ارتكاب هذه الأخطاء مرة أخرى في المستقبل. وهذا يدل على أنك تبحث بنشاط عن طرق لتحسين شركتك والتأكد من أن العملاء المستقبليين سعداء بتجاربهم وقد يساعد ذلك في إحتراف فنون الرد.
التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال يجعل العملاء يشعرون بالترحيب ويبني الجسور بين الشركات والمستهلكين. من المرجح أن يتفاعل العملاء الذين يشعرون بأنهم مسموعون مع خدمتك والعودة مرة أخرى في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تفهم كيف يشعر العملاء تجاه عملك ، يصبح من الأسهل بكثير إصلاح أي مشكلات قد تظهر. في المرة التالية التي تتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا ، تذكر هذه النصائح حتى تظل متجاوبًا وفعالًا - وتساعد في نشر السلام في كل مكان!
6 طرق لتعلم فنون الرد.
1. حسن الاستماع للآخرين.
حسن الاستماع للآخرين يجب على الشخص أن يركز الانتباه بشكل صحيح على ما تقوله الشخصية التي تتحدث معه ، حتى يتمكن من الرد عليه بشكل فعال وحتى لا تتمكن الشخصية من فعل ذلك بعد الآن لمقاطعته ، والظهور. عنده بلطف أثناء حديثه ، ولا يسمح لنفسه أن يفكر في شيء آخر طوال مدة الكلام أو السؤال عن الوقت ، لأنه سيؤثر بشكل مناسب على الشخص المتساوي الذي يتحدث ، وبعد أن ينهي حديثه من الممكن أن يقيّم أو يتحدث معه عن بعض الأمور التي تريد التحدث عنها. يجب أن تظل صامتًا أثناء التحدث للاستماع إلى أولئك الذين يتحدثون إليك ؛ حتى يمكنك تركيز الانتباه على ما يقوله ، ونتيجة لذلك يمكنك الرد عليه في الرد الرائع على الموقف والكلام و إتقان فن الرد و القصف بطريقة فعالة.
وذلك بالاهتمام ، والبحث في عينيه مباشرة. لأن لغة الجسد تعبر عن الاستماع المناسب ، وكذلك هوايتك في الكلام.
لا تشتت انتباهك وتشتت انتباهك عن طريق التساؤل عن الرد أثناء التحدث. هذا ، وإذا لم تتمكن من التعرف على جزء محدد من خطابه ، فعليك أن تطلب منه توضيح ذلك ؛ حتى يشعر باهتمامك ، بالإضافة إلى فهم ما يقصده ، حتى تتمكن من تقديم رد حاسم له.
الاستماع إلى المتحدث بشكل صحيح والتركيز على ما يقوله هما أهم النقاط التي تساعدك على الرد بنجاح وبشكل مباشر. يجب أن لا تقاطع المتحدث الآن حتى لا تستفزه حتى يشعر أنك مفتون بما يقوله ، لذلك سيكون مستمعًا مناسبًا لك عندما تقوم بوظيفتك في فن الرد ، ويجب أن تسأله أن يكرر الأجزاء التي لم تفهمها جيدًا الآن مما سيضاعف من إحساسه بالاهتمام ، وهذا هو أول فن رد حاسم. إجراء مناقشة بطيئة وسريعة يمكن أن يجعلك تقول أشياء تندم عليها.
2. تجنب الإندفاع.
ثانياً : تجنب الإندفاع .. يجب أن يبتعد الرجل أو المرأة عن السرعة أثناء التجاوب مع الآخرين. بل يجب أن يكون حذرًا ويفكر جيدًا قبل أن تستجيب الشخصية للشخص الذي يجري مقابلته ، لأن الاندفاع سيكون أهم سبب لتحمل الرجل أو المرأة الكثير من الأخطاء وستنشأ المشاكل بينه وبينه. بين هذا الشخص. يجب أن تكون على دراية بأن التسرع في الرد يجعلك تميل إلى العبارات التي قد تندم عليها لاحقًا.
وكذلك سيشعر المستمع أنك تهاجمهم ؛ لذلك ننصحك بالتمهل وتفترض الكثير عند الرد على من يتحدثون إليك ، حتى لا يشعر الآن بمعارضة تجاهك ، ويميل إلى الاهتمام بك ، وقد يأخذ رأيك أيضًا. إذا كان هذا صحيحًا.
قد يدفعك الاندفاع في الحديث أيضًا إلى قول أمور تندم عليها ، لذا حاول التباطؤ قليلاً وافترض كيف ستقدم خطابك ، مما سيؤثر على الشخص الذي تتحدث معه ، حتى لا يشعر أنك تهاجمه وذلك يساهم في الإقناع لدى الشخص.
إقرأ أيضا: "5 مفاتيح لتجنب الإندفاع"
3. الإبتعاد عن العناد.
كثير من الناس يتبعون القسوة ويلتزمون بمواقفهم ، على الرغم من حقيقة أن وجهات نظرهم قد تكون خاطئة في كثير من الأحيان. من الأهمية بمكان أن تصلب الفرد وتمسكه بوجهات نظره ومواقفه الخاطئة لا يظهران قوة الشخصية، بل يظهران عيوبه ، وبالتالي يجب إقناع الفرد. مع الافتراضات الصحيحة ، ستكون في الأساس لصالحه الأكبر. أنت تعلم أن إظهار الصلابة يجعل وظيفتك عاجزة أمام الطرف الذي يخاطبك.
ليس من الصحيح تمامًا أن تتعارض مع تقييم احتفالات عيد الميلاد المختلفة دون وجود دليل ، أو قياسات كافية لإظهار عنصر وجهة نظرك ؛ لأن هذا السلوك من جانبك يضعف حالتك ويجعل المهرجان المختلف يلتزم بآرائه حتى يقنعك بها.
نحن ندعو لك أن تكون لديك ادعاءات وقياسات مرضية يمكن أن تجعل بيان وجهة نظرك وتسلط الضوء على خطابه، وتحاول إضعاف منظوره بالإثبات ، من خلال إيجاد الثغرات في خطابه.
علاوة على ذلك ، في المسابقة التي لاحظت فيها أنه لا يوجد عنصر في التحدث إليه ، يجب عليك إيقاف المناقشة، ومواصلتها في وقت ما في المستقبل.
يضعف العناد موقفك في الحديث ، إذا لم يكن لديك معلومات كافية لإثبات متغير وجهة نظرك ، يمكنك إنهاء الحديث والاستكشاف ، ثم تكرار التبادل في جميع الأوقات الأخرى، وبغض النظر عن ذلك ، يمكنك إضعاف من عنصر المنظور على المتحدث الخاص بك عن طريق إشراك التركيز على الثغرات الموجودة في خطابه ، والاستسلام لكلام دون أي أثر لانتصار أحد التقييمات على الآخر ، مع الموافقة على إجرائه بالكامل في وقت ما في المستقبل.
فيما يتعلق بالثقافة الطبيعية ، فإنه يجعلك تتحدث إلى حد كبير عن كل نقطة من النقاط الأساسية التي قد يتم الكشف عنها أيضًا. وبالتالي ، فإننا نوصيك بأن تكون متحمسًا للمطالعة باستمرار في عدد من المواقع ، على سبيل المثال ، يمكنك الإطلاع على الأوراق، وإشعار أجزاء التقييم واستطلاعات البيانات حول القضايا الحكومية والمسائل المالية ونمط الحياة والمجالات الاجتماعية المشتركة المختلفة.
وبالمثل ، نقترح عليك أن تتعرف على لغة ثنائية الأبعاد، والثانية التي تحتاج إلى السيطرة عليها ؛ حيث أثبتت العديد من الاختبارات أن الوصول إلى لغة ثنائية الأبعاد سيزيد من مستوى المعرفة وسرعة الغريزة لدى الشخص. لا تأتي حرفة الإجابة في الوقت الحالي حتى يكون هناك قدر كافٍ من المجتمع اللفظي وبعيد المدى ، فمن الممكن من خلال اللغة اختيار الكلمات المعقولة للظروف والنقاط الممتازة والتعبير عنها في المكان الصحيح ، بينما يسمح لك نمط الحياة العادي بدءًا من Speakme الموضوعات المهمة بشكل استثنائي إلى حد كبير في تفاصيلها الدقيقة ، فأنت بحاجة إلى الإطلاع خطوة بخطوة على عدد من الحقول ، بدءًا من التركيز على الأوراق والعودة إلى شرائح التقييم واستطلاعات البيانات في القضايا الحكومية والإطار المالي والثقافة. كما يُنصح بفحص لهجة أخرى أو التعامل مع لغتك اللاحقة ؛ بما أن الدراسات تؤكد أن الهيمنة على لهجة أخرى ستزيد من براعة الإنسان وسرعة الطبيعة.
إقرا أيضا: "نصائح لتعلم لغة جديدة"
4. الإفراط في الثقافة.
لكي يجيب الفرد بطريقة صحيحة في الظروف المختلفة التي يعرض عليها ، ومع الشخصيات المختلفة التي يمر بها ، يجب أن يكون لديه مستوى ثقافي جاد ، لأنه بالتأكيد يجب أن يجيب ستين شخصًا بطريقة مناسبة ، و سيؤدي ذلك أيضًا إلى إجابته ببيانات صحيحة لا نهاية لها ، والتي ستجعله موقفًا واضحًا قبل الآخرين. هناك استراتيجيات وتقنيات مباشرة يمكن للفرد الاعتماد عليها لبناء أسلوب حياته ، وأكثرها وضوحًا في الفهم اليومي. شراء الكتب غير مطلوب.
أصبح الأمر أكثر بساطة هذه الأيام ، حيث يمكن للفرد تنزيل الكتب عبر الويب وقراءة الأخبار. هذا يضيف إلى توسيع معطيات الفرد ، وتوسيع نطاق اليقظة ، وتحسين قدراته ، وهذا بالطبع يتأمل ردود أفعاله. يجب أن تعرف أن حرفة الإجابة تتوقع أن يكون لديك نتيجة مناسبة للثقافة العامة بالإضافة إلى وجود مقياس مناسب للثقافة الصوتية ؛ بعد ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى تشويه سمعة من هم أمامك، فتأكد من تعليمك ، وذلك من خلال المطالعة والتعليم. نظرًا لأن التمحيص سيجعلك تمتلك مجموعة متنوعة مناسبة من الكلمات والتعبيرات التي تناسب العديد من الظروف ، وبهذه الطريقة يمكنك تذكرها والتعبير عنها في الظروف التي تناسبها.
فيما يتعلق بالثقافة العامة، فإنه يجعلك تستطيع مناقشة كل نقطة من النقاط المهمة التي قد يتم تقديمها لك. وبالتالي، نشجعك على أن تكون متحمسًا بشأن الإطلاع المستمر على أماكن مختلفة ، على سبيل المثال ، يمكنك الإطلاع على الأوراق ومتابعة أجزاء من التقييم والأخبار تغطي القضايا الحكومية والجوانب المالية والثقافة والمجالات الاجتماعية العامة الأخرى.
علاوة على ذلك ، نشجعك على التعرف على لغة لاحقة ، واللغة الثانية التي تحتاج إلى السيطرة عليها ؛ حيث أثبتت العديد من الاختبارات أن تعلم لغة لاحقة يوسع من درجة المعرفة وسرعة الغريزة لدى الشخص. تخصص الإجابة لا يأتي إلا إذا كان هناك مقياس مناسب للثقافة الدلالية والعامة ، فمن الممكن من خلال اللغة اختيار الكلمات المناسبة للظروف والنقاط المختلفة والتعبير عنها في موقع مثالي ، بينما تمكّنك الثقافة العامة من المناقشة مواضيع مهمة بشكل رائع في تفاصيلها الدقيقة ، لذلك تحتاج إلى الإطلاع على كل يوم في مجالات مختلفة، بدءًا من فهم الأوراق والعودة إلى أقسام التقييم والتقارير الإخبارية في القضايا التشريعية والاقتصاد والثقافة. كما يُنصح بالتعرف على لهجة أخرى أو إتقان لغتك اللاحقة ؛ بما أن الدراسات تؤكد أن تعلم لهجة أخرى يزيد من معرفة الإنسان وسرعة الغريزة.
5.التركيز على التواضع.
إن تجنب الافتراض والتركيز على التواضع أثناء الإجابة على الآخرين هو أمر حيوي ، في ضوء حقيقة أن الحياء يكتسب الفرد إعجابه بالأفراد ، وليس على الإطلاق الأمر الذي سيزيد من ازدرائه على الشخص ويجعله يتصارع مع ردود أفعاله. بعد ذلك تظهر مناظرات بين الناس ، لكن التواضع يزيد من تحسين التبادل. العمل بين الناس وتمسك المفرد بالتواضع بينما يجيب الآخرين هو خير دليل على شخصه العظيم ومعرفته. التواضع هو سمة من سمات الأخلاق الفردية اللائقة ، لأنه يجعل الجميع ينظرون إلى الفرد الذي يصفه. وبالتالي ، تأكد من أن تكون متواضعًا لأن ينظر إليها الجميع.
هذا بشكر الشخص الذي يتحدث معك ، فلا تجعله يشعر أنه يفتقر إلى ما يتعلق بالمجتمع أو المعرفة ، ولكن تأكد من أنك تجعله يشعر أنه خطاب قيم ساعده. أنت وزودتك بقدر كبير من البيانات ، وهذه مقالة حقيقية ؛ على أساس أن المشاركة في التبادل المفيد تضيف للاعبين نسبة من البيانات والثقافة.
إقرأ أيضا: "التواضع في الإسلام"
6. لا تفكر بالأمور بمنضورك فقط.
لنفترض أنك في تجمع ، وأن شخصًا ما يقدم بعض التعبيرات الرهيبة ، فلا تعتبر أن الخطاب موجه إليك ، وتعامل مع تأكيداته على أنها تصريحات ، ولا تأخذها على المستوى الفردي.
نظرًا لأنه بمجرد التفكير بمنظورك فقط ، فقد أتاح المضيف للآخر فرصة للتغلب عليك ، ولكن منعه من الفوز بطريقة ذكية هو داهية. وبالتالي أهمية الإعداد الذاتي ؛ على أساس أنك بهذه الطريقة تبني مجالات قوة لنفسك. إن البقاء في مكان الحامي أمام الشخص المذنب سيمنحه مساحة إضافية لتحريض الشخص المعاكس مرارًا وتكرارًا ، وهذا يعني أنه لا يتعين على الفرد إضفاء الشرعية على وضعه باعتباره مستنكفًا.
وعدم التفكير في الظرف حرفيًا. وفكر في الأمر على أنه تحليل شامل لا يؤثر عليه صراحةً ، لأن هذا ينبع من الأمان واليقين العميق للفرد دون أي شخص آخر ، عندما أخبر برنارد شو ذات مرة من قبل كاتب مقال حاول تحريضه، شاركه معه. : أنت مؤلف – برنارد شو – تبحث عن المال، بينما أبحث عن الشرف ، أجابه برنارد شو أن كل واحد منا يبحث عما يحتاجه ، مما يعني أن الشيء نفسه الذي يحتاجه هو النقود ، على الرغم من ما يحتاجه المؤلف هو الشرف، ولم يحل برنارد شو مكان الحماية الخجولة بقوله إنني لا أبحث عن المال ، أو أنني ثري ولا أفتقر إلى أي شيء ، أو ما الذي دفعك إلى هذا؟ علاوة على ذلك ، لا يوجد أي شرعية لذلك. بل رفع نفسه عن كل هذا وأجاب على محرضه بطريقة ذكية تكون قد منعته من إلزامه فيما بعد.
فنون الرد والدبلوماسية
مفهوم الدبلوماسية في حد ذاته ليس سوى معرفة كيفية التعامل مع الناس، والمكان الذي يجب أن تتمتع فيه الشخصية بالقدرة على التحدث ، ولديها فن الاعتراض ، والوطنية ، والمشاكل ، وموهبة الشخص وإدارة الآخرين. فيما يلي أهم أساليب الدبلوماسية ، أو كما يطلق عليها آداب التعامل مع الآخرين:
- يجب على الأفراد أن يتلقوا النقد ، وأن يدركوا أن لا أحد معصوم من الخطأ ، وأنهم لا يخلون من العيوب في التعامل مع ، كلهم قاصرون ، فالبشر يتاجرون بالطاقة السيئة ، لأن تبادل المشاعر أفضل. ، وتحتاج إلى الإستقبال.
للتعمق أكثر حول فنون الرد و الدبلوماسية يرجى مشاهدة هذا الفيديوا:
مقالات مهمة: "مهارات فن الإقناع"
"9 صفات للشخصية القوية"
إرسال تعليق